Vilket CRM är bäst för ditt företag?
I ärlighetens namn är det en rejäl utmaning att handla upp ett CRM system. Bara inom CRM och Marketing Automation finns det 354 respektive 353 stycken på marknaden och det ökar varje år enligt sajten www.chiefmarket.com.
Att veta vilket man ska satsa på är därför inte helt enkelt, men genom att utgå från sitt eget företag – och vad man egentligen behöver, kan man i ett första steg avfärda ganska många system.
Varför det är så svårt att välja det bästa CRM systemet
Det är lätt hänt att som beställare förtrollas av en säljares lovord om att det specifika systemet löser alla dina problem. Du inser snabbt att det inte finns EN lösning som löser ALLA problem. Det finns fortfarande för många företag och ledare som tror att en lösning ska sköta allt åt dig, på ett intelligent och automatiskt sätt. Ett system kan inte tänka, eller skapa strategiska beslut åt dig för din kundhantering och din försäljning. Men, det hjälper dig att skapa strukturen och effektivisera ditt och dina kollegors arbete.
Därför är det viktigt att göra hemläxan innan man väljer sin lösning för att säkerställa att lösningen matchar dina mål, strategier, krav, behov och utmaningar. Annars kan det bli en dyr investering som oftast slutar med en ny upphandling.
6 tips till det bästa CRM systemet
1. Sätt övergripande mål
Tänk större än systemet i sig. Exempelvis vilka affärsmål eller strategier systemet ska bidra till.
2. Kravanalys – ta fram kravbilden
Gör en grundlig analys av dina affärskrav, t.ex vilka funktioner behöver lösningen stödja, vilka affärsprocesser ska supporteras. Tekniska krav som hur lösningen hanterar säkerhet (dataskydd eller GDPR), arkitektur och gränssnitt eller integration av datakällor. Organisatoriska/strategiska krav som handlar om huruvida lösningen passar in i affärsprocesser eller roller.
3. Scanna av marknaden
Det är viktigt att scanna av marknaden och ställa frågor till leverantörer för passande lösningar. Gör en ”long list” baserade på dina krav och selektera ut de som passar dina krav bäst så att du får en ”short list” att jobba vidare med. Kontakta leverantörer och be dem svara på dina frågor och krav.
4. Demo med leverantörer
Krav i alla ära, men det berättar inte hela verkligheten hur CRM eller MA-lösningen löser dina problem. Beskriv för utvalda leverantör några use cases eller scenarios som du vill kunna testa i verkligheten. Bjud in till demo och utvärdera leverantörer.
5. Val av lösning
I denna fas har du trattat ner urvalet till två eller tre stycken leverantörer som du vill gå vidare med. Men en oberoende experts hjälp kan du få hjälp att kvantifiera kravbilden, resultat av demos och pris för lösningen och vikta dessa mot varandra för att få ett så oberoende resultat som möjligt. Se till att du har två leverantörer kvar i denna fas för att kunna förhandla till ett bra pris.
6. Ta hjälp av en oberoende expert
Som du märker krävs en hel del tid och engagemang av dig och dina kollegor för att göra en riktigt genomarbetad och bra upphandling av ett system som är minst sagt viktigt i er verksamhet. Känner du att ni inte har det är vår starka rekommendation att ta in extern hjälp. En oberoende och kunnig person som kan hjälpa dig att sätta strukturen och metoden för upphandlingen, agera som ett filter mellan dig och leverantörer, sköta det löpande arbetet samt hanterar alla interna dialoger för att driva arbetet framåt.
Alldeles oavsett hoppas jag att denna artikel gett en insikt om hur du kan göra för att handla upp det bästa CRM-systemet, och vad du behöver tänka på som beställare. Självklart går det att använda dessa tips för att handla upp andra systemlösningar också.
Har du frågor eller funderingar kring CRM-system i allmänhet, eller behöver konkret hjälp inför en upphandling? Varför inte anta mitt erbjudande nedan!
/Daniel Cedergren
