Fyra tips till dig som ska starta igång ett digitalt projekt

Att få ett digitalt projekt att ta fart kan vara invecklat och utmanande. Men det finns några enkla saker att tänka på, som kan ge god hjälp på vägen och vara avgörande för ett lyckat resultat.

Digitaliseringen av vårt samhället accelererar allt snabbare. Hemarbete och videomöten blev vår vardag under de senaste årens pandemi, vilket påskyndade processen. Det är väldigt troligt att digitaliseringen av kommer fortsätta. Hybridlösningar är här för att stanna och det finns en hel del att vinna på att göra sig oberoende av geografiska avstånd. Räkna därför med att företagsledningar kommer vilja fortsätta driva på utvecklingen, vilket betyder nya digitala projekt, som mycket väl kan landa i ditt knä.

Att leda ett digitalt förändringsprojekt är kanske inte "everyday business" och det kan vara svårt att veta hur man ska angripa ett projekt. Framförallt; hur ser man till att det lyckas? Hur ska jag definiera projektet, vad kostar det och hur lång tid tar det? Som projektledare eller beställare behöver man ha koll på mängden arbete man behöver lägga på det digitala förändringsarbetet.

Planering är alltid A och O, inte minst i ett förändringsprojekt, där det kan vara svårt att veta i vilken ände man ska börja. Här följer fyra områden att fundera kring innan ni sätter igång.

1. Tydliggör projektets omfattning

Historien av kraschade IT-projekt har visat att det ofta är bättre att skala ner ett projekt i början och sikta på att komma ut med en första version (ofta kallad MVP - “minimum viable product”). Börja därför med frågan “vad är det vi behöver… egentligen?” och försök att skala bort det som inte är relevant just nu. Försök att verkligen vrida och vända på alternativen och kom ihåg att två hjärnor tänker bättre än en, diskutera därför gärna med andra för att få input. Om man inte har en aning kan man börja i andra änden, tex definiera vad man inte behöver just nu.

Ställ upp övergripande funktionalitet och affärskrav. Undvik gärna skrivningar om hur saker ska se ut visuellt och försök istället att definiera vad ni vill uppnå eller vad en funktion ska göra.

2. Vad ska projektet uppnå?

Det är viktigt att tidigt i ett projekt diskutera vad man vill uppnå och vilka kriterier som ska vara uppfyllda för att projektet ska anses lyckat. Sätt gärna upp leverabler som definierar ett framgångsrikt projekt. Sätt även upp övergripande mål för projektet, det kan vara både kvantitativa och kvalitativa mål, tex minska kostnaderna eller att få mer nöjda medarbetare. Det viktigaste är att det finns någonting att mäta när projektet väl är lanserat.

3. Tänk till kring projektets medlemmar

Alla vill jobba med de mest kompetenta personerna, tänk därför till kring vilka kompetenser du måste ha i teamet för att få en bra leverans, och om den kompetensen finns inom företagets väggar, eller om ni måste komplettera externt. Ni kanske tom måste lägga ut hela projektet externt? 

Ska du själv leda projektet? I så fall bör du fundera på hur mycket tid du kan lägga, utöver dina vanliga arbetsuppgifter. I nio fall av tio underskattar man tiden det tar att aktivt driva ett projekt, vilket även kan vara beroende av de andra i teamet och deras erfarenhet av liknande projekt. Vilken tillgänglighet finns för de tilltänkta medlemmarna och har jag råd med dem i min budget? Vilka personer måste jag ha med och vilka kan jag klara mig utan, är också viktiga frågor att ta hänsyn till.

Fundera även på vilka du vill ha med i en eventuell styrgrupp, här är det viktigt att man inkluderar de som kommer att beröras av projektet, så att de får komma till tals och får en chans att tycka till. Här finns många arbetstimmar att spara när det kommer till att faktiskt förankra projektet i organisationen.

4. Gör en realistisk tidsplan

Diskutera hela upplägget med din beställare, eller med dig själv om det är du som är beställare. Gör en plan, från uppstart till leverans, med alla delmoment nedbrutna i konkreta arbetsuppgifter och med tid för färdigställande. Sätt en deadline för hela projektet och kom ihåg att ha en buffert för oväntade händelser, faktum är att människor blir förkylda eller måste vabba ibland. 

Slutligen, se till att få OK på projektet. Det största hotet mot förändring är fortfarande oförmåga att fatta beslut.